得意先監査:信頼&受注獲得の大チャンス ①監査準備

謝るを科学する

こんばんは。ひろきちです。
このカテゴリでは久しぶりの投稿になりました。
今回は軽い分量で書こうと思います。

今回のお題は、『得意先監査』について。
業種によってはあまり馴染みがないですよね。
得意先監査とは、お客様が自社に来社され業務実態を確認したり、聞き取り調査を行うことを言います。
この得意先監査は、準備や対応に時間を費やすため、正直に言うと気が重いものでもあります。
しかしその分、監査を成功にこぎつけた場合のメリットも大きい!

今回はこの『得意先監査』について、2回に分けて書いていきます。
1回目の記事では、監査準備について。
2回目では、監査での注意点、考え方、メリットなどについて。

では、本記事にまいりましょう!

得意先監査とは?

私の居る業界では、この『得意先監査』がわりと頻繁にやってきます。
(年に6~8回くらい)

得意先監査は大きく分けて二通り。
・クレームを発端として、得意先が自社にチェックをしに来る不定期監査
・年1回程度で得意先がチェックをしに来る定期監査

クレームを発端とする監査は、得意先の営業担当や品証部門の方が、
『この会社に今後の仕事を任せても大丈夫か?』を調べに来るものです。
クレーム発端なので、悪い心証からスタートします。なので、相当の準備が必要です。

定期監査は、クレーム発端ほど嫌な雰囲気はありません。
しかし、監査役として来社される担当が「品証部門」だったりすると、かなりの緊張を強いられます。(そのスジの専門家であるので)

どちらの監査も、監査役として来る担当は「上司、および得意先」への報告義務を負ってきます。
そのため、専用のチェックシートを持参してこられたり、かなり深いところまで質問されることもあります。
現場見学も必ずあります。とても細かいところまで見られますし、指摘をいただくことも多いです。

監査を受けるうえでのコンセプトは?

得意先監査を受けるうえで、コンセプトはひとつです。

『得意先に安心してもらい、信頼を獲得すること』。

監査に来られる担当者は、監査後に自社に帰って必ず「報告書」を書きます。
適当なことも書けないし、出来れば「問題ありませんでした」と報告したい。

ですので、監査を受ける側としては「監査担当者を安心させることが、今後の取引にとってプラスとなる」ことを、共通認識として持っておかなければなりません。

よく、小学校の遠足などで「来た時よりも美しく」なんて言いますよね。
同じように、監査では「来る前よりも高評価を得る」ことが何より重要です。

監査準備で大切なことは?

監査の前準備で大切なことを挙げます。
↓上から重要な順に
①5S(整理・整頓・清掃・清潔・しつけ)を整える
②従業員教育、挨拶
③監査チェックシートや前回の監査結果から、指摘される点を想定する

大きく分けるとこんなところです。
次の項から順に説明していきます。

監査準備①5Sを整える

5S(整理・整頓・清掃・清潔・しつけ)。
先方の監査担当者が重要視する事が最も多いのはここです。
人間の第一印象は見た目から入りますが、製造工場も同じ。

モノが整理されているか。動線が狭くなく、安全性が担保されているか。
パッと見てキレイに見えるか。作業員の服装は清潔か。
加工機のライン周辺に異物となって製品に混入する恐れのある、汚れや異物、部品などはないか。
観点はさまざまです。

なので、監査前は5Sを整えるべく清掃や片付け、整理をします。
しかし、本当はそんな準備をしなくてもお客様を迎えられる状態を常に作るべきです。
監査担当もプロなので、付け焼き刃で準備したことは意外と見破ります。
なので、普段から5Sをしっかり整えておく事が何より大切。

(ここでワンポイント)
監査の際は自社のトイレ・手洗い設備をしっかりキレイにしておきましょう!
よく、「トイレはその会社を表す」などと言われます。

監査の際、お客様が用を足すこともあります。ここで自社のトイレを
「うわ、ここのトイレめちゃくちゃキレイだな!」
と思わせることができれば、かなりのイメージアップは間違いありません。

清掃業にとって、5Sは全ての基本となるものです。
お題目ではなく、5Sを整えることが売り上げ増、利益増につながる。
だからこそ、5Sは何よりも重視してチェックされるのです。

監査準備②従業員教育、挨拶

①の5Sでも大きな割合を占めますが、監査での心証は意外と感覚値によるものが大きい。
監査では必ず現場見学があります。その際、従業員がすれ違うお客様に大きな声で挨拶ができるか。
こんな単純なことですが、実はかなり重要なことなのです。

「どの現場に行っても、従業員が笑顔で、大きな声で挨拶してくれる」

これができていると、監査担当者は『この会社は教育がしっかりしている』とみてくれます。

もちろん監査担当者だってプロですので、それが「監査対策」であることは分かっています。
しかし、監査対策であったとしても「挨拶」をしっかり全員に指導し、実践させていることこそが=教育できている、となるのです。

監査準備③監査CSや前回の監査結果から、指摘される点を想定する

品証としての準備で大きいところはここです。
監査では事前に、先方の「監査チェックシート」なるものをいただく場合があります。
これは、5Sや品質管理、安全などの観点からチェック項目を定めたもので、これに沿って監査での聞き取り調査や現場確認が行われます。

なので、ここで想定される『自社に不足しているところ、改善すべきところ』をピックアップしておかなければなりません。
定期監査の場合は前回の結果が残っていたりするので、前回より改善が進んでいるか、の確認もあります。

ここで重要なのは、
・ムダな背伸びをしないこと(良く見せようと偽らないこと)
・嘘をつかないこと
・不要な情報は隠すこと
です。

何度も言いますが、相手は監査のプロです。
取り繕うとして、普段やっていないことを「やっている」と嘘をついたり、背伸びをしても大体バレます。
できていないことは、できていない、と堂々と言ってしまっても構いません。
嘘がバレて信用を落とすより万倍マシです。

ただし、明らかに見せるべきでない情報は事前に隠しておくべき。
このあたりはテクニックと駆け引きです。

監査する側もプロなら、受ける側もプロ。
相手に安心させる手立ては、未来予測してしっかりと整えておくべきですね。


まとめ

・監査のコンセプトは『安心させ、信頼を獲得すること』。
・5Sは本当に重要!まずはイメージアップから!
・トイレはいつもキレイにしておこう!
・監査はどちらもプロ同士。お互いの心理を理解しよう!

ここまで、監査とは/監査準備 について書いてきました。
次回の記事では、監査での考え方やメリットなどについて深掘りしたいと思います。
読んでいただいてありがとうございます!次も頑張ります!

では、また。

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